Nelielā uzņēmumā grāmatvedību var kārtot pats vadītājs, tāpat ir iespēja pieņemt darbā grāmatvedi, piemēram, mūs – Corsax.lv Grāmatvedības Pakalpojumi, kas ikdienā atradīsies birojā, bet trešais variants – sadarboties ar grāmatvedības firmu, kas šo pakalpojumu sniedz ārpakalpojumā.
Vislabākais kritērijs, pēc kura izvēlēties ārpakalpojumu sniedzēju, ar kuru sadarboties, protams, ir esošo klientu atsauksmes vai personīgi ieteikumi, taču mūsdienās par ikvienu uzņēmumu daudz informācijas var atrast arī, piemēram, internetā, sociālajos tīklos, arī tas palīdz veidot priekšstatu par iespējamā sadarbības partnera pieeju biznesam un klientu attiecībām.
Pirms līguma noslēgšanas ir būtiski ar potenciālo grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju tikties, jo jebkurā sadarbībā ir svarīgi, lai abas puses ir “uz viena viļņa”, lai reizēm izdodas saprasties no pusvārda.
Kad savstarpējā sapratne izveidojusies, jāslēdz līgums (visbiežāk ar ārpakalpojumu sniedzējiem tiek slēgts pakalpojumu vai uzņēmuma līgums), kurā jāvienojas par būtiskākajiem sadarbības aspektiem. Saskaņā ar likuma Par grāmatvedību normām, var secināt, ka grāmatvedības ārpakalpojumi ir pakalpojumi, kurus pamatojoties uz rakstveida līgumu (izņemot darba līgumu) sniedz persona, kura atbilst noteiktām prasībām, piemēram, tai ir ārpakalpojumu grāmatveža licence. Jau līguma slēgšanas brīdī ir jāsaprot, cik liels darbu apjoms tiks uzticēts grāmatvedim, kādu rezultātu un kādos termiņos no viņa sagaidāt. Neiztrūkstoši jāvienojas arī par līgumsodiem un iespējamo strīdu risināšanas kārtību. Faktiski tā ir sadarbība starp diviem uzņēmumiem.
Visam tālākajam jau ir jānotiek vienkārši – ikdienā ārpakalpojumu grāmatvedim jāsūta aktuālā informācija par finanšu notikumiem uzņēmumā un viņš to atbilstoši iegrāmatos un sakārtos, nepieciešamajā laikā iesniegs atskaites un gada pārskatus Valsts ieņēmumu dienestam.
Sadarbība ar grāmatvedības firmu ir lielisks risinājums, ja īpašnieks ir reģistrējis uzņēmumu, taču viņam pašam nav pietiekami plašu zināšanu par grāmatvedības procesiem un nodokļu maksāšanu. Šis ir risinājums attālināti saņemt nepieciešamās konsultācijas un pakalpojumus. Ārpakalpojums ir labs risinājums arī uzņēmumiem, kuros darbinieki lielākoties strādā attālināti, bieži dodas komandējumos un pēc būtības var strādāt no jebkuras vietas pasaulē. Nebūs nepieciešams iekārtot darba vietu grāmatvedim. Tāpat ārpakalpojumus nereti izvēlas uzņēmumi, kuriem nav nepieciešams pilns grāmatvedības pakalpojumu klāsts, jo ikdienas atskaites un grāmatojumus var veikt, piemēram, pats vadītājs vai biroja vadītājs, taču atskaišu un/vai gada pārskata sagatavošanai ir nepieciešams profesionālis.
